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会计如何查找错账?教你防错改错方法

作者:会计小编  来源:学会计有方法   时间:2018-05-24 09:31

记账的时候出现错账的情况在所难免,查起来费时费力。古人云,上山容易下山难,会计们不禁感慨:“记账容易查账难”。查账这么难,有没有什么好的方法值得研究和探讨?有没有捷径可循?在这里分享一些查账的经验,希望帮助大家减少查错账的时间而有更多的时间和精力,用在加强企业管理和经济核算上。

除二法

记账时稍有不慎,很容易发生借贷方记反或红蓝字记反;简称为“反向”。它有一个特定的规律就是错账差数一定是偶数,只要将差数用二除得的商就是错账数。所以称这种查账方法为除二法,这是一种最常见而简便的查错账方法。

例如,某月资产负债表借贷的两方余额不平衡,其错账差数是3750.64元,这个差数是偶数,它就存有“反向”的可能,那可以用3750.64/2=1875.32元,这样只要去查找1875.32元这笔账是否记反方向就是了。如错误差数是奇数,那就没有记反方向的可能,就不适用于“除二法”来查。

除九法

在日常记账中常会发生前后两个数字颠倒、三个数字前后颠倒和数字移位。它们共同特点是错账差数一定是九的倍数或者差数每个数字之和也是九的倍数。因此,这类情况均可应用“除九法”来查找。下面分三种情况来讲。

(一)两数前后颠倒

这种情况除以上共同特点外还有其固有的特点,就是错账差数用九除得的商是错数前后两数之差,例举如下:

1.差数是9,那么错数前后两数之差是1,如10、21、32、43、54、65、76、87、89及其各“倒数”。

2.差数是18/9=2,那么错数前后两数之差是2,如20、31、42、53、64、75、86、97及其各“倒数”。

3.差数是27/9=3,那么错数前后两数之差是3,如30、41、52、63、74、85、96及其各“倒数”。

4.差数是36/9=4,那么错数前后两数之差是4,如40、51、62、73、81、95及其各位“倒数”。

5.差数是45/9=5,那么错数前后两数之差是5,如50、61、72、83、94及其各位“倒数”。

6.差数是54/9=6,那么错数前后两数之差是6,如60、71、82、93及其各“倒数”。

7.差数是63/9=7,那么错数前后两数之差是7,如70、81、92及其各“倒数”。

8.差数是72/9=8,那么错数前后两数之差是8,如80、91及其各“倒数”。

9.差数是81/9=9,那么错数前后两数之差是9,如90及其各“倒数”。

(这里的“倒数”是指个位与十位前后颠倒的错数)

例如,将81误记18,则差数是63,以63/9=7,那么错数前后两数之差肯定是7,这样只要查70、81、92及其各“倒数”就是了。无需在与此无关的数字中去查找。

(二)三个数字前后颠倒

这种情况除了具有共同特点外也有其固定的特点,就是三位数前后颠倒的错账差数都是99的倍数,差数用99除得的商即是三位数中前后两数之差。例举如下:

1.三位数头与尾两数之差是1,那么数字颠倒后的差数是99,如100与001、221与122、334与433、445与544、655与556、766与667、889与988、998与899的差数都是99。

2.三位数头与尾两数之差是2,那么数字颠倒后的差数则是99的一倍,即为198,如311与113、466与664、557与755、775与577、886与688、997与799的差数都是198。

3.三位数头与尾两数之差是3,那么数字颠倒后的差数则是99的三倍即为297,如441与144、552与255、663与366、744与447、885与588、996与699的差数都是297。

4.三位数头与尾两数之差是4,那么数字颠倒后的差数则是99的四倍即为396,如551与155、662与266、773与377、844与448、955与559的差数都是396。

5.三位数头与尾两数之差是5,那么数字颠倒后的差数则是99的五倍即为495,如550与055、661与166、722与227、833与338、944与449的差数都是495。

6.三位数头与尾两数之差是6,那么数字颠倒后的差数则是99×6=594;同样,头与尾数之差是7,那么数字颠倒的差是99×7=693;头与尾数之差是8,那么数字颠倒的差是99×8=792;头与尾数之差是9,那么数字颠倒的差是99×9=891。

(三)数字移位

这种情况也称错位,俗称大小数,这是日常工作中较容易发生的差错。除其差数和差数每个数字之和是九的倍数外,也有其固定的特点,就是数字移位的错误,只要将差数用九除得的商就是错账数。

例如2000错记为200或20000,它的差数就为1800和18000,它们的差数和每个数字之和都是九的倍数,将差数分别用九除,所得的商分别是200和2000,只要查找这样的数字就可以查到记账移位的错误了。

数字移位危害很大,如前移一位它的差数就虚增了9倍,向后移一位就虚减了90%,如不及时查处就严重影响会计核算的正确性。因此,对此错账必须高度警惕,要及早发现纠正,确保会计核算数字的正确反映。

由此看“9”是个奇妙的数字。它的奇妙之处还有很多,上面两位数与其倒数的差数和三位数字与其倒数的差数是9的倍数,数字与其移位后的数字的差数也是9的倍数,其实任何数字与其倒数的差数都是9的倍数,而且任何四位顺序数与其倒数之差都是3087,如4321与1234、5432与2345、6543与3456其倒数的差都是3087。任何五位数顺序数与其例数之差都是41976,任何六位数顺序数与其倒数之差都是530865,任何七位数顺序数与其倒数之差都是6419754……这些差数都是9的倍数。

还有这样一个奇怪的数字12345679若用9乘积变成111111111,若用2×9=18乘积变成9个2,若用3×9=27去乘,积变成9个3……若用9×9=81乘,积变9个9,这些说明了数字“9”的奇妙,查错账就可以利用9的奇妙。因此,除九法在查错账中占了重要的地位。

差数法

根据错账差数直接查找的方法叫做差数法。有以下两种错账可用此法:

第一种是漏记或重记,因记账疏忽而漏记或重记一笔账,只要直接查找到差数的账就查到了,这类错账最容易发生在本期内同样数字的账发生了若干笔,这就容易发生漏记或重记。例如错账差数是1000元,本期内发生1000元的账有十笔,这就可以重复查找1000元的账是否漏记或重记就是了。

第二种是串户,串户可分为记账串户和科目汇总串户。先讲记账串户。如某公司在本单位有应收款和应付款两个账户,如记账凭证是借应收账款某公司500元,而记账时误记入借应付账款某公司500元,这就造成资产负债表双方是平衡的,但总账与分户明细账核对时应收款与应付款各发生差数500元,这就可以运用差数法到应收账款或应付款账户中直接查找500元的账是否串户。

还有一种是科目汇总(合并)时将借应收款500元误作为应付借款借500元汇总了,同样在总账与分类明细账核对时这两科目同时发生差数500元,经过查对如记账没有发生串户那么必定是科目汇总合并时科目汇总发生差错,查明更正就是。

象形法

在核对账目表时较多地遇到仅相差几分钱的错账,这类错账最头疼。这类错账一般来说是数字形状相像而发生差错。

根据其数字形状象形的规律去查找错账的方法命名为“象形法”,按其差数一般有如下规律:

1.如差数是1可能是3与2,5与6之误。

2.如差数是2可能是3与5,7与9之误。

3.如差数是3可能是3与6,6与9之误。

4.如差数是4可能是1与5,4与8之误。

5.如差数是5可能是1与6,2与7,3与8之误。

6.如差数是6可能是0与6,1与7之误。

7.连续同数字的账,容易发生少计或多计一位同数。如本是833330而误记为833333或误为833300,如差数是3或30而有了连续数字的账,就可重复查找一下。这里仅举几个例说明,因为个人书写数字形状字体不同而有区别。

顺查法

当错账发生笔数较多,各种错账混杂一起时,不能用一种方法查出,那就必须用“顺查法”来查,这是查错账的最后绝招。查账程序基本上与记账程序一样,每查对一笔就必须在账的后端做一个符号,这样一笔笔查下去就一定能查出。

在顺查时一定要仔细认真,在顺查时还必须结合以上方法同时应用。总之不要被错账的假象所蒙蔽而滑过去,如有漏过去又必须从头查起,对此,只要仔细认真去查错账,就一定会暴露出来。

优选法

为了能较快地查出错账,必须在各种查错账方法上进行优选和在查错账的程序上进行优选:

查错账方法的优选。

首先根据错账差数进行分析,适用哪种方法的就采用哪种方法,适用两种方法以上的应按“先易后难、先逆查后顺查”的优选程序进行。查错账方法选择当否与查错账速度有关。

查错账的程序上也要用优选法,就是在查账时间的程序上先查什么时间较好,这要看企业大小而定,一般采用三分法。如某企业一月份资产负债表不平衡,如差数是资产方多1001元。若本月记账凭证共三册共1~30号,那么就将第一册1~10号的各科目余额先进行试算是否平衡,若不平衡,差数也是1001元,这说明错账就发生在第一册1~10号的账上。

若1~10号是平衡的,这说明错账在11号凭证以后的账上,那么再将第二册11~20号上的总账各科目余额进行试算,试算后即可确定,错账究竟发生在第二册11至20号凭证上还是在第三册21至30号凭证上。这样错账的目标缩小了,便于集中精力在小范围中查错账,容易查找。

防错方法

当掌握错账各种规律后,可采取一些预防发生错账的方法,主要有以下几种:

(1)首先要加强复核工作。有条件的单位要配备专职复核,人员少的可以采取相互复核或自我复核。复核必须从编制记账凭证、记账凭证汇总、记账、结账、报表层层进行复核。这是预防发生错误的最基本方法。

(2)凭证编制和记账时书写数字要按标准书写,不要写奇形数字,而让记账人员误认误记,从而造成“象形”的错误,这是避免错账的重要环节。

(3)凡是制证、记账、算账、编制报表时思想必须高度集中,切不可一面记账一面分心,那样会容易发生错账。会计记账时思想要高度集中,这是防止发生错账的根本办法。

(4)掌握错账规律后,在记账时,时刻警惕着反向、移位、颠倒、错字、错格、串户等差错的发生,这就可以有效地减少差错。

纠错方法

错账查出后必须及时纠正,要按规范纠正,严禁挖、擦、补、涂改。但要采用灵活多样的方法,大致有以下几种:

(1)划红线订正法。将错账的数字上划一条红线注销,然后在错账上方记上正确的数字,并在红线末端加盖记账人印章。

(2)补记差额法。查出错账发现少记部分差额,若用红线更正,已结余额必须全部划红线重结余额,严惩影响账册清晰,故应采用补记少记差额的办法,但要在补记账的摘要栏说明于某月某日补记和补记某月某日某号凭证少记差额。

(3)差额红字冲正法,查出错账发现借方(或贷方)多记部分差额,若用划红更正已结余额必须全部划红线重结余额,并在相同方向将多记差额用红字冲正,摘要说明同上。

(4)补结余额法。查出错账属金额错结,如错结余额不多可用划红线更正,如已错结余额账很多,如划红线更正影响账册清晰可采用补结正确余额办法,但必须在摘要栏内说明某月某日错结余额多少特更正。

(5)全额转正法。适用记账串户和科目错用,科目汇总差错,就采用全额转正法,先将错账转平,而后编制正确记账凭证,摘要栏内要详细说明更正何月何日和凭证编号的账。

(6)全额红字冲正法。一般牵涉到收入支出科目的会计分录先将错误会计分录用红字冲减,而后用蓝字编制正确的会计分录,摘要栏要说明冲正何月何日和凭证编号的会计分录。

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